لیست انتخاب شده من بدون ترتیب خاصی:

بیایید بیشتر بررسی کنیم:

1) آیا می دانستید که در هر سایت یک لیست طبقه بندی مخفی وجود دارد؟

قبل از مشاهده هرگونه تغییر metadata مدیریت شده در tenant term store در مجموعه سایت، این لیست باید به روز شود. محتوای سایت به این local list ارجاع می‌دهد تا مقادیر مرتبط با شناسه‌های اصطلاح زیربنایی را نمایش دهد. به‌طور دوره‌ای به‌روزرسانی می‌شود تا آخرین شرایط را با فرآیند دسته‌ای منعکس کند (در صورتی که در فروشگاه اصطلاحی تغییر کرده باشند).

لیست پنهان را می توان در هر مجموعه سایتی در این URL پیدا کرد:

~/sites/SiteCollectionName/Lists/TaxonomyHiddenList 

2) آیا می دانستید که می توانید یک محدودیت منحصر به فرد در ستون سایت/فهرست ایجاد کنید؟

این یعنی چی؟ این بدان معنی است که می توانید اطمینان حاصل کنید که هر مقدار در یک ستون منحصر به فرد است. یک مثال عالی برای این مورد، ویژگی عنوان در لیست جستجو است. شما می‌خواهید مطمئن شوید که هر مقدار در فهرست جستجو منحصر به فرد است. اگر مقادیر منحصر به فرد Enforce را در تنظیمات ستون روی Yes تنظیم کنید، این موضوع تضمین می‌شود!

3) آیا می‌دانستید که می‌توانید رفتار رابطه‌ای را بین مقدار فهرست جستجو و هر مکانی که از آن استفاده می‌کند، اعمال کنید، بنابراین اگر یک مقدار جستجو ارجاع داده می‌شود، نمی‌توان آن را حذف کرد. این ایده بسیار مناسب است.

این امر به ویژه در صورتی مهم است که کاربران تجاری دارید که لیست جستجو را حفظ می کنند و ممکن است از اثرات پایین دست حذف یک مورد آگاه نباشند – حتی ممکن است ندانند کدام لیست از آن به عنوان جستجو استفاده می کند زیرا از طریق رابط کاربری قابل مشاهده نیست. ! اگر گزینه اعمال رفتار رابطه با محدود کردن حذف را انتخاب کنید، اگر در جای دیگری به آن ارجاع داده شده باشد، نمی توانید یک مورد را از فهرست جستجو حذف کنید. برعکس، اگر می‌خواهید تمام مواردی که به مقدار فهرست جستجو در صورت حذف حذف شد، حذف شوند، می‌توانید Cascade delete را انتخاب کنید. با این حال، من نمی بینم که این گزینه اغلب استفاده می شود.

توجه: این گزینه فقط در سطح نوع محتوای لیست یا در یک ستون فهرست معمولی در دسترس شما است … نه در سطح نوع محتوای سایت.

کاربرد این موضوع در چیست؟ تصور کنید یک لیست جستجو از انواع اسناد دارید. اگر چندین سند با یک نوع سند خاص برچسب گذاری شده بود، این امر باعث می شود نتوانید نوع سند را از لیست جستجو حذف کنید زیرا در حال استفاده است.

4) آیا می‌دانستید که نوع محتوای سایت سفارشی پس از افزودن به فهرست یا کتابخانه به نوع محتوای فهرست تبدیل می‌شود؟

چرا این موضوع مهم است؟ اگر سعی می کنید نوع محتوای سفارشی مرتبط با یک لیست را ویرایش کنید، نوع محتوای سایت را تغییر نمی دهید. شما باید مطمئن شوید که نوع محتوا را در سطح درستی ویرایش می‌کنید… اگر می‌خواهید از نوع محتوا به طور مداوم در سایت استفاده شود، مطمئن شوید که نوع محتوای سایت را ویرایش می‌کنید و نه نوع محتوای فهرست را.

توجه: هرگز نوع محتوای پایه را تغییر ندهید. همیشه یک نوع محتوای سفارشی ایجاد کنید که از نوع محتوای پایه ای که پس از آن مدل سازی شده است به ارث برده شود و تغییرات را در نوع سفارشی ایجاد کنید.

مثال ها:

Project document content type از document content type ارث می برد.
Hot Sheet content type از item content type ارث می برد.

5) آیا می دانستید اگر ستونی را از نوع محتوای سایت حذف کنید، یک نمونه لیست محلی از ستون در لیست باقی می ماند؟

گاهی اوقات تصمیم می گیرید یک ستون را از نوع محتوای سایت حذف کنید. هنگامی که این کار را انجام می دهید، ستون در هر لیستی که از نوع محتوا استفاده می شود باقی می ماند. این ستون را به یک ستون فهرست تبدیل می کند و آن را از نوع محتوا جدا می کند. برای حذف کامل ستون، باید از طریق صفحه تنظیمات لیست/کتابخانه نیز آن را از ستون های لیست/کتابخانه حذف کنید. این ایده خوبی است که این کار را انجام دهید تا لیست ها و کتابخانه های خود را تمیز نگه دارید.

6) آیا می‌دانستید می‌توانید از ستون‌های محاسبه‌شده برای «smart» با metadataهای خود استفاده کنید؟
من عاشق استفاده ازCalculated columns  به عنوان چیزی هستم که به طور خودکار برای کاربر نهایی انجام می شود. می‌توانید فهرست/کتابخانه را با مقدارشان گروه‌بندی و فیلتر کنید و حتی در یک Microsoft Flow به آنها ارجاع دهید. در اینجا فهرستی از Calculated columns  متداول مورد استفاده من با مشتریانم آمده است:

7) آیا می دانستید که گزینه hidden/required/optional برای یک ستون فقط در یک content type موجود است؟

اگر نیاز به Hidden کردن یک ستون در یک لیست دارید (اغلب کاری بسیار مفید است)، می‌توانید این کار را برای ستون‌هایی در هر دو نوع محتوای سفارشی یا پایه انجام دهید. مقادیر ستون های Hidden را می توان در نماها نمایش داد، اما توسط کاربر نهایی قابل ویرایش نیستند. اما… قوانینی برای استفاده از آنها وجود دارد!

ستون‌های فهرست اضافه‌شده به فهرست یا کتابخانه را می‌توان با نشان دادن آیتم یا content type سند پیش‌فرض در تنظیمات Hidden کرد. این کار را با فعال کردن content types در تنظیمات پیشرفته انجام می دهید. پس از فعال شدن، نوع محتوای مورد/سند را در تنظیمات فهرست/کتابخانه خواهید دید. رویcontent type کلیک کنید و گزینه Hidden را برای هر ستون لیستی که می خواهید پنهان شود، تغییر دهید.

ستون های سایت اضافه شده به یک content type سفارشی (هر چیزی که از یک نوع محتوای پایه به ارث می رسد) نیز می تواند پنهان شود. بهترین مکان برای تنظیم این در سطح content type سایت است. اگر یک ستون سایت را ویرایش کنید، می توانید ویژگی Hidden را تنظیم کنید. با این کار ستون سایت در هر لیست/کتابخانه ای که نوع محتوا در آن استفاده می شود Hidden می شود.

یک مورد خوب برای Hidden کردن یک ستون: اگر می‌خواهید ستونی روی آیتم یا سندی داشته باشید که توسط Microsoft Flow کنترل می‌شود و نمی‌خواهید کاربر نهایی آن را تغییر دهد، آن را Hidden کنید!

8) آیا می‌دانستید که آستانه نمایش فهرست مربوط به تعداد آیتم‌ها/اسنادی است که می‌خواهید در یک زمان بازیابی کنید و نه مستقیماً تعداد آیتم‌ها/اسناد در فهرست/کتابخانه؟

نمی‌توانم به شما بگویم چند بار از مردم می‌گویند شیرپوینت نمی‌تواند بیش از 5000 سند را در یک کتابخانه مدیریت کند. این به سادگی درست نیست. شما می توانید میلیون ها سند را در یک کتابخانه داشته باشید. با این حال باید از قبل برای اینکه چگونه می خواهید آنها را بازیابی/مشاهده کنید برنامه ریزی کنید. جستجو برای یافتن اسناد در یک کتابخانه بزرگ بهترین دوست شماست. پیشرفت‌های اخیر در عملکرد کتابخانه بزرگ به فهرست‌های ستونی اجازه می‌دهد تا به طور خودکار روی کتابخانه‌ها تا 20000 آیتم ساخته شوند، با این حال شما همچنان باید دستورالعمل‌های این مدیریت فهرست‌ها و کتابخانه‌های بزرگ را در پست شیرپوینت دنبال کنید.

9) آیا می دانستید هدف گذاری مخاطب تنها چیزی است که در آن بخش وب می تواند از مدیر مجموعه سایت در یک صفحه پنهان شود؟

هدف گذاری مخاطب برای مدت طولانی در شیرپوینت کلاسیک وجود داشته است. اخیراً در شیرپوینت مدرن نیز اعلام شد! پست اخیری که در وبلاگ Valo نوشتم را بررسی کنید، محتوای شیرپوینت مدرن خود را برای مخاطبان مناسب هدف قرار دهید، جایی که نشان می دهم چگونه صفحات مدرن را برای مخاطبان هدف راه اندازی کنید.

به طور معمول، یک مدیر مجموعه سایت به همه چیز دسترسی دارد و می تواند همه چیزهای یک سایت را ببیند. هدف گذاری مخاطب از این امر مستثنی است. مگر اینکه مدیر مجموعه سایت در گروهی باشد که web part برای آن هدف قرار گرفته است، آن را نمی بیند. آنها باید صفحه را ویرایش کنند و تنها در این صورت می توانند  web part را برای ویرایش آن ببینند.

کاربرد این موضوع چیست؟ در صفحه اصلی سایتی که مدیران ارشد را هدف قرار می دهد، یک web part محتوای برجسته داشته باشید تا حاوی محتوای انتخاب شده برای آنها باشد. لطفاً بدانید که این همان محتوای کوتاه‌کننده امنیتی نیست، بلکه فقط محتوای web part را بر اساس عضویت در یک گروه نشان می‌دهد/پنهان می‌کند – فردی که در گروه نیست همچنان می‌تواند به لیست رفته و موارد نمایش داده شده در وب را ببیند، درصورتی که آنها بخشی از مجوز لیست/کتابخانه را داشته باشند.

10) آیا می دانستید که همه چیز در شیرپوینت دارای سطل بازیافت یا دکمه لغو نیست؟

این مورد می تواند درس سختی برای یادگیری باشد. نمونه هایی از چیزهایی که نمی توانید به راحتی آنها را برگردانید عبارتند از:

تغییر برخی از تنظیمات ستون سایت:

برای مثال، اگر نوع داده ستونی را تغییر دهید ممکن است داده‌ها را از دست بدهید، نمی‌توانید با برگرداندن تغییرات آن را برگردانید.

حذف یک تعریف ستون از یک لیست:

پس از انجام این کار، تنها راه برای بازگرداندن اطلاعات مرتبط با ستون، بازیابی سایت/فهرست است.

بنابراین، برای صاحبان سایت مهم است که بدانند هنگام ایجاد تغییرات، چه چیزی را می توان و چه چیزی را نمی توان بازیابی کرد.

امیدوارم موارد ذکر شده حین انجام کار برای شما مفید باشد.