بارها دیده شده است که کاربران شیرپوینتی اسناد خود را در یک لیست آپلود می کنند.

با وجود اینکه این امکان برای آن ها فراهم شده اما لیست شیرپوینتی برای انجام چنین کاری ساخته نشده است.

برای توضیح این مطلب در ابتدا شما را با مفهمو لیست و کتابخانه اسناد در شیرپوینت آشنا می کنیم.

کتابخانه استاد در شیرپوینت برای دخیره و سازماندهی کردن اسناد در شیرپوینت مورد استفاده قرار می گیرد و حتی این امکان را در اختیار کاربران قرار می دهد که اسناد خود را از طریق فولدر دسته بندی کنند.

از طرفی لیست در شیرپوینت برای وارد کردن اطلاعات (بجز اسناد) تعبیه شده است و شامل جدول، ردیف ها و ستون ها می باشد که شما می توانید بجای Excel از آن استفاده کنید.

همچنین لیست شیرپوینت به شما امکان آپلود کردن اسناد را نیز می دهد و شما می توانید یک فایل attachment را به آیتم مورد نظرتان در لیست وصل کنید.

این امکان نیز وجود دارد که چندین attachment را به یک آیتم بیفزایید.

حال ببینیم چرا نباید برای افزودن پیوست از لیست شیرپوینت استفاده کنیم؟

دلیل اول: عدم وجود ویژگی های مدیریت اسناد

لیست شیرپوینت یک کتابخانه اسناد نیست، به همین علت فاقد ویژگی های یک کتابخانه اسناد مانند: versioning، check-in/check-out، co-authoring و امکان باز کردن و ویرایش کردن در مرورگر می باشد.

دلیل دوم: عدم وجود تاریخچه ی ورژن های یک فایل attach شده

درصورتیکه شما در یک کتابخانه ی اسناد ویژگی version history را فعال کنید می توانید ورژن های attach شده یک سند را مشاهده کنید و در صورت نیاز ورژن مورد نیازتان را از میان ورژن های قبلی بازگردانید.

دلیل سوم: راهی برای سازماندهی داده ها وجود ندارد

لیست، مانند کتابخانه اسناد این قابلیت را به شما نمی دهد که بتوانید فایل های پیوست را در پوشه دسته بندی کنید و تمامی پیوندها در کنار یکدیگر قرار می گیرند.

دلیل چهارم: امکان آپلود کردن چندین فایل در یک بار attach وجود ندارد

این مسئله درمورد لیست سفارشی صدق نمی کند و شما بطور نامحدود می توانید فایل آپلود کنید.

چگونه از استفاده کردن کابران از لیست بجای کتابخانه اسناد جلوگیری کنیم؟

1. ساده ترین راه این است که به کاربران خود آموزش دهید.

2. گزینه attachment را در لیست غیرفعال کنید.

برای این کار از داخل List setting  وارد Advanced setting بشوید.

به بخش تنظیمات attachment رفته و گزینه disable را انتخاب کنید و روی ok کلیک کنید.

چرا نباید در لیست های شیرپوینت از attach documents استفاده کنیم؟