کنترل پروژه شیرپوینت
سامانه تحت‌وب مدیریت پروژه و سازمان در بستر شیرپوینت و پراجکت سرور نسل تازه‌ای از راهکارهای تحت‌وب مدیریت پروژه است که با به‌کارگیری آن می‌توان فرآیندهای پروژه‌ای و غیر پروژه‌ای سازمانها را ساماندهی نمود. این سامانه در حوزه سیستم‌های اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS) قرار میگیرد و راهکاری مناسب برای مدیریت و نظارت بر پروژه های متعدد و متنوع سازمان هایی با مقیاس متوسط و بزرگ می باشد. این سامانه با بهره گیری از فناوری های روز دنیا و منطبق با نیازهای سازمان های امروزی طراحی شده است. . کنترل پروژهها، مدیریت وظایف، برنامه‌ریزی بودجه، سازماندهی منابع نقدینگی ، گزارشات برخط و مدیریت ارتباط با مشتریان از طریق این سامانه در محیطی امن و پویا ممکن می‌شود. علاوه‌براین توانایی یکپارچه‌سازی با سایر سامانه‌های سازمان نیز از طریق وب‌سرویس‌های این سامانه فراهم شده است. دامنه وسیعی از سازمانها و ابَرسازمان‌های عمومی و دولتی در کنار شرکت‌ها و بنگاه‌های کسب‌وکار خصوصی، نمایشی از کیفیت این سامانه و اطمینان مشتریان ما است.
راهکار مدیریت پروژه سازمانی مایکروسافت (EPM) ، پلتفرم انعطافپذیری است که توسط سازمانها برای اتوماتیک کردن فرآیندهای مدیریت پروژه و مدیریت پورتفولیو (PPM) مورد استفاده قرار میگیرد. پیاده سازی راهکار مدیریت پروژه سازمانی مایکروسافت (EPM) توسط سیستم کنترل پروژه به سازمانها برای دستیابی به اهداف ذیل کمک میکند:
- مدیریت منابع: مدیریت مستمر منابع در تمام طول پروژه
- مدیریت مالی: اندازه گیری و کنترل شاخص مالی پورتفولیو و پروژه
- مدیریت زمانبندی: ایجاد آسان زمانبندی پروژهها از ساده تا پیچیده
- مدیریت زمان و وظیفه: تسهیل جمع آوری اطلاعات، بروز رسانی زمان و وظایف اعضای تیم پروژه
- همکاری تیمی: برقراری ارتباط بهتر با تیمهای پراکنده و جمع آوری اطلاعات ازآنها
- مدیریت مشکلات و ریسک: تعریف، کاهش و مدیریت ریسکها و مشکلاتی که تاثیر مستقیمی بر موفقیت پروژه دارند
- مدیریت برنامه: تعریف، طراحی و تحویل برنامه های استراتژیک
- مدیریت تقاضا: ثبت تمامی درخواستها به طور مستقیم در یک مخزن، و مدیریت آنها بر اساس گردش کاری اداری
- انتخاب پورتفولیو و تحلیل آن: اولویت گذاری، بهینه سازی و انتخاب پورتفولیوهایی که بیشترین همسویی را با اهداف استراتژیک سازمان دارند.
- هوش کسب و کار و گزارش گیری: اندازه گیری شاخص پروژه و ارائه دید شفاف و واضحی از تمام پورتفولیوها
همچنین شامل بخش های ذیل می باشد :
مدیریت پروژه پیشرفته
در این بخش می توان فرآیندهای کاری پروژه را مدیریت کرد. همچنین پایگاه دانش پروژه برای سهولت امور مربوط به مدیریت دانش،برنامه ریزی و اطلاع رسانی جلسات پروژه،مدیریت پروژه بر اساس مدل اسکرام وجود دارد.
مدیریت بودجه
عملیات اصلی این مجموعه انجام محاسبات مربوط به بودجه پروژه می باشد. هزینه ها و درآمدها به دو صورت واقعی و برنامه ریزی شده قابل ثبت و محاسبه هستند. در قسمت ثبت نرخ دستمزد بر اساس افراد، نقش ها و کاربران وجود دارد. از خروجی های قابل توجه این مجموعه می توان به نمایش جریانات نقدی پیش بینی شده و واقعی پروژه، محاسبه بهای پروژه و صدور صورت حساب و فیش حقوق اشاره کرد.
مدیریت منابع
این مجموعه جهت مدیریت منابع انسانی و تجهیزات مختلف سازمان کاربرد دارد. برای مدیریت منابع انسانی امکان تعریف تقویم های کاری مختلف با تنظیمات متنوع جهت برنامه ریزی و کنترل منابع انسانی وجود دارد. همچنین می توان فشاری کاری افراد و تیم های مختلف را در سطوح متنوع تسطیح کرد. جهت مدیریت تجهیزات امکان تعریف تقویم کاری برای هر تجهیز با هدف برنامه ریزی و کنترل ساعات کاری آن وجود دارد.
فعالیت ها و پروژه ها
در این مجموعه آنچه برای مدیریت و کنترل یک پروژه مورد نیاز است، در اختیار مدیران و انجام دهندگان فعالیت ها قرار خواهد گرفت. با استفاده از این سامانه می توان فعالیت های پروژه را از زمان تعریف تا زمان اتمام، کنترل نمود. یکپارچگی این ابزار با دیگر اجزاء سامانه باعث خواهد شد که فرآیندهای پروژه ای سازمان به بهترین شکل با دیگر فرآیندها یکپارچه شوند.
داشبرد شخصی برای مدیریت کارها
هر یک از کاربران دارای داشبردی جهت سازماندهی کارها و عملیات های روزانه خود هستند. قابلیت سفارشی سازی داشبرد به ازای هرکاربر وجود دارد. داشبرد می تواند شامل کارتابل کاربر، تقویم کاری، اخبار پروژه ها، اسناد، گزارش های مختلف، نمودارها و ... باشد.
داشبرد پروژه
هر پروژه می تواند داشبردی قابل سفارشی سازی داشته باشد. داشبرد پروژه، اتفاقات پایه ای پروژه را به صورت خلاصه نشان می دهد و مدیران و تیم پروژه می توانند دید کلی از وضعیت پروژه کسب کنند.
گانت چارت پروژه
رای نمایش وضعیت زمانی و پیشرفت فعالیت های پروژه می توان از نمودار گانت استفاده کرد، این نمودار به صورت یکپارچه با WBS پروژه طراحی شده است و با بروزرسانی وضعیت فعالیت ها و پیشرفت آنها، نمودار گانت نیز تغییر خواهد کرد. همچنین با تغییر وضعیت و زمان فعالیت ها در نمودار گانت نیز WBS به صورت خودکار بروزرسانی خواهد شد.
مدیریت اسناد پروژه
امکان پیوست اسناد ذیل فعالیت های پروژه وجود دارد. علاوه بر آن قسمتی جهت سازمان دهی اسناد پروژه طراحی شده است که ذیل هر پروژه می توان اسناد مختلفی را ذخیره کرد. هر سند می تواند در یک دسته بندی قرار داده شود و هر فرد می تواند متناسب با نقش خود به اسناد دسترسی داشته باشد. همچنین سابقه نسخه های مختلف یک سند نیز در سامانه ذخیره می شوند.
پیگیری زمان
کاربران در حین انجام کارهای محوله، می توانند زمان های صرف شده در آن کار را گزارش کنند؛ در نتیجه زمان های صرف شده در مایلستون ها و کل پروژه قابل محاسبه خواهد بود. همچنین با تعریف دستمزد هر یک از کاربران می توان هزینه های مربوط به نیروی انسانی در پروژه را محاسبه نمود. دریافت گزارش عملکرد کاربران در بازه های زمانی نیز از قابلیت های این ابزار می باشد.
گزارش‌های پروژه
هر لیستی از ورودی های پروژه در قالب فهرست های متنوع با ستون های دلخواه یا نمودارهای دایره ای، میله ای و خطی قابل نمایش است. خروجی های نموداری به صورت متنوعی قابل سفارشی سازی هستن
آمار و اطلاعات پروژه
آمار و اطلاعات مختلف پروژه در قالب نمودارها و جداول مختلف قابل نمایش هستند. به عنوان نمونه کل زمان صرف شده در کنار زمان های برآورد شده، کارهای باز، کارها با وضعیت های مختلف و ...