نرم‌افزار مدیریت اسناد مهندسی (Engineering Document Management System) و یا نرم افزار مدیریت مدارک مهندسی برای شركت های مهندسی كه در حوزه پروژه های EPC فعالیت می‌كنند مناسب است. این سیستم با ورود اطلاعات MDR در (Master Document Registration)  ابتدا شروع و سپس تولید ترانسمیتال (Transmittal) با كنترل نسخه‌های مدارک (Revising Control) ادامه پیدا می‌كند. گردش این اسناد از طریق نرم‌افزار به طور شماتیک قابل ردیابی بود. مدیریت نقطه نظرات (Comments) نیز در این سیستم وجود دارد.

- از طرفی پراکندگی اطلاعات یکی از مشکلات همیشگی سازمان‌ها و تأسیس آرشیوی متمرکز از اسناد، فایل‌ها و اطلاعات از دغدغه اصلی آن‌ها است. سیستم مدیریت اسناد به شما این امکان را می‌دهد تا اسناد، اطلاعات، فایلها و مدارک مختلف را با حفظ محدوده‌های امنیتی ذخیره نمایید. همچنین با تعریف فیلدهای اطلاعاتی پویا بر روی اطلاعات ذخیره‌شده، قابلیت جستجوی و گزارش‌گیری گسترده‌ای را در اختیار کاربر قرار می‌دهد.

- نگه داشتن نسخه های بایگانی شده از اسناد در یک سیستم مدیریت اسناد، کمک می کند تا محافظت از اسناد کاغذی، که هنوز باید حفظ شود، در یک قالب غیر اختصاصی و بومی، مانند مایکروسافت ورد و یا اکسل انجام پذیرد.

- کاهش زمان یکی دیگر ازمزایای ناملموس ایجاد شده توسط سیستم مدیریت اسناد میتواند باشد. افزایش زمان کاری برای تمامی عملکردها در یک سازمان، منجر به جریان بهتر اطلاعات، افزایش توانایی کارکنان برای حل پرسش ها و وظایف و احساس خوب پرسنل نیز از مزایای آن است.

- در حالت پاسخگویی دستی به دلیل اتلاف زمان زیاد، حصول اطمینان از رضایت مشتری کاهش می یابد. ولی در سیستم مدیریت اسناد با کاهش زمان ، پاسخ حرفه ای تر در زمان بیشتر، صرف جلب رضایت مشتری می شود و کارکنان بیشتر وقت خود را صرف تجارت اصلی میکنند

- در سیستم های مدیریت اسناد می توانید هرکلمه یا عبارتی را که به بازیابی سند کمک می کند را جهت یافتن پرونده مورد نظر استفاده کرد، این توانایی در میکروفیلم یا پرونده های چاپی غیر ممکن است.  DMS همچنین اجازه می دهد که یک یا چند سند یا پوشه ای را رده بندی یا طبقه بندی کنید که این کار نیز با کاغذ و یا میکروفیلم ممکن نیست.

- امكان تعریف Transmittal و نسخ چاپی آن به تعداد نامحدود و شكل های مختلف.

- امكان تعریف انواع شماره گذاری روی Transmittal به صورت خودكار.

- تعریف انواع گزارشات مدیریتی روی مدارک.

- تعریف انواع دسترسی روی اطلاعات.

- ایجاد محیط Comment گذاری روی مدارک.

- امكان وزن دهی به مدارك نسبت به كل مدارک.

- امكان وزن دهی به وضعیت هر مدرک.

- امكان پيش شرط گذاري براي توليد مدرک.

سامانه تحت‌وب مدیریت پروژه و سازمان در بستر شیرپوینت و پراجکت سرور نسل تازه‌ای از راهکارهای تحت‌وب مدیریت پروژه است که با به‌کارگیری آن می‌توان فرآیندهای پروژه‌ای و غیر پروژه‌ای سازمان‌ها را ساماندهی نمود. این سامانه در حوزه سیستم‌های اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS) قرار می‌گیرد و راهکاری مناسب برای مدیریت و نظارت بر پروژه های متعدد و متنوع سازمان هایی با مقیاس متوسط و بزرگ می باشد. این سامانه با بهره گیری از فناوری های روز دنیا و منطبق با نیازهای سازمان های امروزی طراحی شده است. . کنترل پروژه‌ها، مدیریت وظایف، برنامه‌ریزی بودجه، سازمان‌دهی منابع نقدینگی ، گزارشات برخط و مدیریت ارتباط با مشتریان از طریق این سامانه در محیطی امن و پویا ممکن می‌شود. علاوه‌براین توانایی یکپارچه‌سازی با سایر سامانه‌های سازمان نیز از طریق وب‌سرویس‌های این سامانه فراهم شده است. دامنه وسیعی از سازمان‌ها و ابَرسازمان‌های عمومی و دولتی در کنار شرکت‌ها و بنگاه‌های کسب‌وکار خصوصی، نمایشی از کیفیت این سامانه و اطمینان مشتریان ما است.

راهکار مدیریت پروژه سازمانی مایکروسافت (EPM) ، پلتفرم انعطافپذیری است که توسط سازمانها برای اتوماتیک کردن فرآیندهای مدیریت پروژه و مدیریت پورتفولیو (PPM) مورد استفاده قرار میگیرد. پیاده سازی راهکار مدیریت پروژه سازمانی مایکروسافت (EPM) توسط سیستم کنترل پروژه به سازمانها برای دستیابی به اهداف ذیل کمک میکند:

• مدیریت منابع: مدیریت مستمر منابع در تمام طول پروژه
• مدیریت مالی: اندازه گیری و کنترل شاخص مالی پورتفولیو و پروژه
• مدیریت زمانبندی: ایجاد آسان زمانبندی پروژهها از ساده تا پیچیده
• مدیریت زمان و وظیفه: تسهیل جمع آوری اطلاعات، بروز رسانی زمان و وظایف اعضای تیم پروژه
• همکاری تیمی: برقراری ارتباط بهتر با تیمهای پراکنده و جمع آوری اطلاعات ازآنها
• مدیریت مشکلات و ریسک: تعریف، کاهش و مدیریت ریسکها و مشکلاتی که تاثیر مستقیمی بر موفقیت پروژه دارند
• مدیریت برنامه: تعریف، طراحی و تحویل برنامه های استراتژیک
• مدیریت تقاضا: ثبت تمامی درخواستها به طور مستقیم در یک مخزن، و مدیریت آنها بر اساس گردش کاری اداری
• انتخاب پورتفولیو و تحلیل آن: اولویت گذاری، بهینه سازی و انتخاب پورتفولیوهایی که بیشترین همسویی را با اهداف استراتژیک سازمان دارند.
• هوش کسب و کار و گزارش گیری: اندازه گیری شاخص پروژه و ارائه دید شفاف و واضحی از تمام پورتفولیوها

همچنین شامل بخش های ذیل می باشد :

مدیریت پروژه پیشرفته

در این بخش می توان فرآیندهای کاری پروژه را مدیریت کرد. همچنین پایگاه دانش پروژه برای سهولت امور مربوط به مدیریت دانش،برنامه ریزی و اطلاع رسانی جلسات پروژه،مدیریت پروژه بر اساس مدل اسکرام وجود دارد.

مدیریت بودجه

عملیات اصلی این مجموعه انجام محاسبات مربوط به بودجه پروژه می باشد. هزینه ها و درآمدها به دو صورت واقعی و برنامه ریزی شده قابل ثبت و محاسبه هستند. در قسمت ثبت نرخ دستمزد بر اساس افراد، نقش ها و کاربران وجود دارد. از خروجی های قابل توجه این مجموعه می توان به نمایش جریانات نقدی پیش بینی شده و واقعی پروژه، محاسبه بهای پروژه و صدور صورت حساب و فیش حقوق اشاره کرد.

مدیریت منابع

این مجموعه جهت مدیریت منابع انسانی و تجهیزات مختلف سازمان کاربرد دارد. برای مدیریت منابع انسانی امکان تعریف تقویم های کاری مختلف با تنظیمات متنوع جهت برنامه ریزی و کنترل منابع انسانی وجود دارد. همچنین می توان فشاری کاری افراد و تیم های مختلف را در سطوح متنوع تسطیح کرد. جهت مدیریت تجهیزات امکان تعریف تقویم کاری برای هر تجهیز با هدف برنامه ریزی و کنترل ساعات کاری آن وجود دارد.

فعالیت ها و پروژه ها

در این مجموعه آنچه برای مدیریت و کنترل یک پروژه مورد نیاز است، در اختیار مدیران و انجام دهندگان فعالیت ها قرار خواهد گرفت. با استفاده از این سامانه می توان فعالیت های پروژه را از زمان تعریف تا زمان اتمام، کنترل نمود. یکپارچگی این ابزار با دیگر اجزاء سامانه باعث خواهد شد که فرآیندهای پروژه ای سازمان به بهترین شکل با دیگر فرآیندها یکپارچه شوند.

داشبرد شخصی برای مدیریت کارها

هر یک از کاربران دارای داشبردی جهت سازماندهی کارها و عملیات های روزانه خود هستند. قابلیت سفارشی سازی داشبرد به ازای هرکاربر وجود دارد. داشبرد می تواند شامل کارتابل کاربر، تقویم کاری، اخبار پروژه ها، اسناد، گزارش های مختلف، نمودارها و ... باشد.

داشبرد پروژه

هر پروژه می تواند داشبردی قابل سفارشی سازی داشته باشد. داشبرد پروژه، اتفاقات پایه ای پروژه را به صورت خلاصه نشان می دهد و مدیران و تیم پروژه می توانند دید کلی از وضعیت پروژه کسب کنند.

گانت چارت پروژه

رای نمایش وضعیت زمانی و پیشرفت فعالیت های پروژه می توان از نمودار گانت استفاده کرد، این نمودار به صورت یکپارچه با WBS پروژه طراحی شده است و با بروزرسانی وضعیت فعالیت ها و پیشرفت آنها، نمودار گانت نیز تغییر خواهد کرد. همچنین با تغییر وضعیت و زمان فعالیت ها در نمودار گانت نیز WBS به صورت خودکار بروزرسانی خواهد شد.

مدیریت اسناد پروژه

امکان پیوست اسناد ذیل فعالیت های پروژه وجود دارد. علاوه بر آن قسمتی جهت سازمان دهی اسناد پروژه طراحی شده است که ذیل هر پروژه می توان اسناد مختلفی را ذخیره کرد. هر سند می تواند در یک دسته بندی قرار داده شود و هر فرد می تواند متناسب با نقش خود به اسناد دسترسی داشته باشد. همچنین سابقه نسخه های مختلف یک سند نیز در سامانه ذخیره می شوند.

پیگیری زمان

کاربران در حین انجام کارهای محوله، می توانند زمان های صرف شده در آن کار را گزارش کنند؛ در نتیجه زمان های صرف شده در مایلستون ها و کل پروژه قابل محاسبه خواهد بود. همچنین با تعریف دستمزد هر یک از کاربران می توان هزینه های مربوط به نیروی انسانی در پروژه را محاسبه نمود. دریافت گزارش عملکرد کاربران در بازه های زمانی نیز از قابلیت های این ابزار می باشد.

گزارش‌های پروژه

هر لیستی از ورودی های پروژه در قالب فهرست های متنوع با ستون های دلخواه یا نمودارهای دایره ای، میله ای و خطی قابل نمایش است. خروجی های نموداری به صورت متنوعی قابل سفارشی سازی هستن

آمار و اطلاعات پروژه

آمار و اطلاعات مختلف پروژه در قالب نمودارها و جداول مختلف قابل نمایش هستند. به عنوان نمونه کل زمان صرف شده در کنار زمان های برآورد شده، کارهای باز، کارها با وضعیت های مختلف و ...

یکی از مهمترین مسایل در طراحی شیرپوینت قسمت ظاهری آن است. چراکه اولین چیزی که مخاطب را تحت تاثیر قرار میدهد، طراحی ظاهر، رنگها و هارمونی محتوا است. اگر شیرپوینت شما امکانات بسیار فراوان و قدرتمندی داشته باشد، ولی طراحی صحیحی نداشته باشد نمیتوانید انتظار بازخورد مناسبی را از آن داشته باشید.

شیرپوینت سنتر با توجه به سبک و رشته کاری، ملاحظات بصری و رنگها و با در نظر گرفتن تمامی خصوصیات محتوایی مشتری یک طرح آماده میکند. اولین خصوصیت این نحوه پروسه این است که طرح و ظاهر شیرپوینت شما کاملا منحصربه خود شماست و دقیقا همان چیزی آماده میشود که در نظر دارید.

رابط کاربری و طراحی واکنش گرا (Responsive)

خبرها و آمارها نشان میدهد که بیشتر استفاده کنندگان از شبکه ها را در حال حاضر دستگاه های همراه نظیر موبایل و تبلت رقم میزنند که این آمار جای تامل دارد. به صورت خلاصه، گزارش ها حاکی از آن است که کاربران علاقه زیادی به بازدید از وب سایت و نرم افزار مورد نظرشان از طریق تلفن همراه و تبلتشان دارند.

در طراحی چهارچوب قالب سرویس گیرنده پروژه به صورت کاملا صحیح از تکنولوژی استاندارد HTML5 و موارد مرتبط با آن استفاده شده است که مزیت های بسیاری در کد نویسی، بهینه سازی وب سایت و ارایه قابلیت های جدید را دارا میباشد.

امروزه دیگر فقط از کامیپوترهای خانگی برای رفتن به وب سایت ها استفاده نمیشود، لذا یکی دیگر از اهمیت های کیفیت طراحی این است که پروژه به صورت Responsive طراحی شود تا وب سایت توانایی نمایش در تمامی کامپیوترها، موبایل ها، تبلت ها و تلویزیون های جدید را به صورت کاملا استاندارد در صفحه نمایش های مختلف دارا باشد.

شیرپوینت سنتر با در اختیار داشتن گروه طراحی قدرتمند، رابط کاربری را با بهترین عملکرد و کاربردپذیری ارایه میکند.

اهداف هوش تجاری

بهینه سازی، تحلیل،کنترل و دیده بانی عملیات و فرایندهای کسب و کار

کارکردهای هوش تجاری

به دنبال اهداف هوش تجاری، سه کارکرد اصلی در کسب و کارهای مختلف ایجاد می شود که عبارتند از:

• ایجاد دید: گذشته و حال کسب و کار ها را برای پیش بینی آینده به کار می گیرد.

• مدیریت و تحلیل عملکرد کسب و کار: شاخص های عملکردی کلیدی (Key Performance Indicators, KPI) را تعریف می کند.

• گزارش دهی: گزارش های لحظه ای و دست ای ایجاد می کند.

تحلیل داده ها

امروزه تحلیل داده ها با استفاده از ابزارها و تکنیک هایی که وجود دارند، بسیار ساده شده است. تحلیل داده ها انواع مختلفی دارد که در ذیل به آنها اشاره می شود:

تحلیل آماری (Statistical Analytics): بسته‎های تحلیل آماری مانند (S++)که می‎توانند با پایگاه داده‎ها در ارتباط باشند.

داده کاوی (Data Mining): داده کاوی جستجو می‎کند تا دانش را به شکل الگو‏ها و قواعد آماری از پایگاه داده‎های بزرگ به طور خودکار کشف نماید.

پایگاه داده تحلیلی (Analytical DB): یک پایگاه داده تحلیلی، اطلاعات جمع آوری شده از منابع متعدد را بایگانی نموده و آن‎ها را بر اساس یک طرح یکپارچه در یک سایت ذخیره می‎کند.

برایکسب و کار‏های بزرگ مهم است که از بخش‎های متعدد و در صورت امکان در سایت‎های متعدد، داده تولید نمایند.

چهارچوب هوش تجاری مایکروسافت

پردازش تحلیلی برخط (Online Analytical Processing)

سرویس‏هایی که از پایگاه داده تحلیلی به منظور پاسخ‏گویی سریع به پرسش‏های تحلیلی کاربران استفاده می‏کنند، پردازش تحلیلی برخط (OLAP) نامیده می‏شوند.OLAP عبارت است از مجموعه‏ای از نرم‏افزارها که برای اکتشاف و تحلیل سریع داده‏های مبتنی بر یک شیوه چند بُعدی با چندین سطح از مجموع سازی (Aggregation) استفاده می‏شود، و تصمیم گیری را تسریع و تسهیل می‏کند.
 آسان شدن تصمیم گیری به دلیل قابلیت هدایت تحلیل‏ها بدون نیاز به یک زبان پرس‏و‏جوی اصلی یا فهم ساختار زیرین بانک اطلاعاتی حاصل می‏شود.

سریع‏تر شدن تصمیم گیری نیز از این جهت است که مجموع داده‏ها برای درخواست‏های متداول از پیش محاسبه شده است و به اصطلاح داده‏ها، Pre-Aggregate شده اند، بنابراین زمان محاسبه کاهش یافته و پاسخ‏گویی به پرس‏وجوهای پیچیده تحلیلی به سرعت امکان پذیر خواهد بود.پایگاه داده تحلیلی (DW) و پردازش تحلیلی بر خط (OLAP) از جمله عناصر ضروری در سیستم‏های تصمیم‏یار به شمار می‏آیند. در سوی دیگر پردازش هایی از نوع پردازش تراکنشی برخط (OnLine Transactional Processing) قرار دارند که همان طور که از نامشان پیداست به داده هایی که از تراکنش های روزانه حاصل از عملیات مختلف در فرایندهای سازمان، حاصل می شود، اطلاق می گردد. جدول ذیل نشان دهنده تفاوت های OLAP و OLTP است.

هوش تجاری در شیرپوینت

شیرپوینت علاوه بر اینکه بستری مناسب برای پرتال سازمانی است ، بستری مناسب برای پیاده سازی هوش تجاری نیز می باشد.
هوش تجاری در شیرپوینت می تواند اطلاعات خود را از لیست های شیرپوینتی ، View های SQL Server ، فایل های اکسل ، فایل های اکسس ، سایت های اینترنتی و سایر منابع استفاده کند.

انواع ابزارهای هوش تجاری در شیرپوینت به شرح زیر است :

1.  SSRS

مخفف عبارت SQL Server Reporting Service می باشد و مبنتی بر جداول ، Query ها ، View ها ، Cube ها و سایر عناصر اطلاعاتی در SQL می باشد و از طریق نرم افزار Report Builder انجام می شود ،این سرویس هم از طریق وب پارت مخصوص به خود در صفحات شیرپوینتی به نمایش در می آید.

2.  Power View - Power Pivot

Power Pivot و Power View افزونه های اکسل هستند که اطلاعات توسط Power Pivot ساخته شده و توسط Power View و با کمکجداول و نمودارها ،ابزارهای جذابی نظیراسلایسر ها ، کاشی ها ، نوارهای زمانی و عددی ، فیلترینگ سلسله مراتبیبه نمایش در خواهد آمد.

3 .  Power BI

Power BI یک نرم افزرار تخصصی در زمینه ساخت داشبوردهای هوش تجاری است و امکانات بی نظیر و جذابی هم به لحاط محتوایی و هم به لحاظ گرافیکی در آن وجود دارد ، اما اهمیت ویژه این ابزار این است از بانکهای اطلاعاتی فوق العاده متنوعی از جمه لیستهای شیرپوینتی میتواند داده را فراخوانی کند ، بین جداول ارتباط برقرار کند و به صلاحدید کاربر فیلدهای سفارشی ایجاد نماید ، Power BI  به شما اجازه می دهد با آنچه که از طریق آن می سازید مولد و خلاق باشید. Power BI  دکستاپ، ابزاری قدرتمند برای ارائه گزارشات است. داده ها را از پایگاه داده مختلف، فایل ها و خدمات وب با ابزارهای بصری ترکیب کنید تا به شما کمک کند، به طور خودکار، کیفیت داده ها و قالب بندی را درک کنید. با بیش از ۲۰ تصویر داخلی ساخته شده و مجموعه ای از بصری سازی، گزارش های خیره کننده ای ایجاد کنید که پیام شما را به طور موثر منتقل نماید. با سرویس Power BI، گزارشات عمومی به صورت امن به سازمان شما منتشر شده و تنظیم مجدد اطلاعات به طور خودکار صورت خواهد گرفت؛ بنابراین هر کس آخرین اطلاعات را خواهد داشت.

Power BI می‌تواند بصورت موازی به بیش از ۶۰ نرم افزار پر کاربرد مایکروسافت متصل شود و بصورت کاملاً متمرکز و با بکارگیری داشبوردها، مسائل را قابل درک و تصمیم‌گیری را دقیق‌تر نماید. به‌عنوان مثال می‌توانیم نرم‌افزارهای زیر را ادغام کنیم:

• Spark

• Hadoop

• Google analytics

• Sap

• Sale force

• Malichimp

4 .  SSAS - SSIS

بهترین روش برای گزارش گیری و گزارش سازی پایگاههای داده با حجم اطلاعاتی زیاد استفاده از (SSIS( SQL Server Intgration Service  و (SSAS( SQL Server Analytics Service می باشد ، بصورتی که ابتدا اطلاعات شیرپوینتی را بوسیله  OData ها فرخوانی می کنیم و سپس بوسیله ADO .Net در جداول از پیش تهیه شده دیتابیس ذخیره می نماییم ، سپس بوسیله مجموعه امکاناتی که (SSAS( SQL Server Analytics Service در اختیار ما قرار می دهد محاسبات و Cube سازی ها را انجام می دهیم .

در انتها نیز بوسیله اکسل سرویس این Cube ها را فراخوانی کرده و گزارشات را طراحی می کنیم .

5. وب پارت های گزارش ساز

استفاده از وب پارتهایی مانند Collabion ، Shortpoint ... و سایر وب پارتهایی که در قسمت وب پارت های هوش تجاری در سایت موجود است ، راحت ترین راه برای BI و گزارش سازی می باشد که بدلیل محدودیت هایی که دارند استفاده از آنها توصیه نمیشود .