مدیریت اسناد مهندسی شیرپوینت

نرم‌افزار مدیریت اسناد مهندسی (Engineering Document Management System) و یا نرم افزار مدیریت مدارک مهندسی برای شركت های مهندسی كه در حوزه پروژه های EPC فعالیت می‌كنند مناسب است. این سیستم با ورود اطلاعات MDR در (Master Document Registration)  ابتدا شروع و سپس تولید ترانسمیتال (Transmittal) با كنترل نسخه‌های مدارک (Revising Control) ادامه پیدا می‌كند. گردش این اسناد از طریق نرم‌افزار به طور شماتیک قابل ردیابی بود. مدیریت نقطه نظرات (Comments) نیز در این سیستم وجود دارد.

- از طرفی پراکندگی اطلاعات یکی از مشکلات همیشگی سازمان‌ها و تأسیس آرشیوی متمرکز از اسناد، فایل‌ها و اطلاعات از دغدغه اصلی آن‌ها است. سیستم مدیریت اسناد به شما این امکان را می‌دهد تا اسناد، اطلاعات، فایلها و مدارک مختلف را با حفظ محدوده‌های امنیتی ذخیره نمایید. همچنین با تعریف فیلدهای اطلاعاتی پویا بر روی اطلاعات ذخیره‌شده، قابلیت جستجوی و گزارش‌گیری گسترده‌ای را در اختیار کاربر قرار می‌دهد.

- نگه داشتن نسخه های بایگانی شده از اسناد در یک سیستم مدیریت اسناد، کمک می کند تا محافظت از اسناد کاغذی، که هنوز باید حفظ شود، در یک قالب غیر اختصاصی و بومی، مانند مایکروسافت ورد و یا اکسل انجام پذیرد.

- کاهش زمان یکی دیگر ازمزایای ناملموس ایجاد شده توسط سیستم مدیریت اسناد میتواند باشد. افزایش زمان کاری برای تمامی عملکردها در یک سازمان، منجر به جریان بهتر اطلاعات، افزایش توانایی کارکنان برای حل پرسش ها و وظایف و احساس خوب پرسنل نیز از مزایای آن است.

- در حالت پاسخگویی دستی به دلیل اتلاف زمان زیاد، حصول اطمینان از رضایت مشتری کاهش می یابد. ولی در سیستم مدیریت اسناد با کاهش زمان ، پاسخ حرفه ای تر در زمان بیشتر، صرف جلب رضایت مشتری می شود و کارکنان بیشتر وقت خود را صرف تجارت اصلی میکنند

- در سیستم های مدیریت اسناد می توانید هرکلمه یا عبارتی را که به بازیابی سند کمک می کند را جهت یافتن پرونده مورد نظر استفاده کرد، این توانایی در میکروفیلم یا پرونده های چاپی غیر ممکن است.  DMS همچنین اجازه می دهد که یک یا چند سند یا پوشه ای را رده بندی یا طبقه بندی کنید که این کار نیز با کاغذ و یا میکروفیلم ممکن نیست.

- امكان تعریف Transmittal و نسخ چاپی آن به تعداد نامحدود و شكل های مختلف.

- امكان تعریف انواع شماره گذاری روی Transmittal به صورت خودكار.

- تعریف انواع گزارشات مدیریتی روی مدارک.

- تعریف انواع دسترسی روی اطلاعات.

- ایجاد محیط Comment گذاری روی مدارک.

- امكان وزن دهی به مدارك نسبت به كل مدارک.

- امكان وزن دهی به وضعیت هر مدرک.

- امكان پيش شرط گذاري براي توليد مدرک.